Kierowca dostaje zlecenie. Ładunek wygląda zwyczajnie – palety z towarem, wszystkie dokumenty w porządku, list przewozowy pod ręką. Wyjeżdża. Po kilku kilometrach zatrzymuje go kontrola drogowa Krajowej Administracji Skarbowej. Inspektor pyta o numer referencyjny SENT. Kierowca patrzy w dokumenty – nie ma. Telefon do spedytora – nikt nie wiedział, że ten ładunek wymaga zgłoszenia. Efekt: grzywna od 5 000 do 7 500 złotych dla kierowcy, postępowanie administracyjne wobec przewoźnika, potencjalna kara 20 000 złotych dla nadawcy.

To nie jest scenariusz z przeszłości ani wyimaginowana przestroga. To codzienność – coraz częstsza, bo od 17 marca 2026 roku system SENT obejmuje nowe kategorie towarów, o których wielu uczestników łańcucha dostaw wciąż nie wie.

Ten artykuł tłumaczy, co to jest system SENT, kto i za co odpowiada, jak przebiega procedura zgłoszenia i – przede wszystkim – co się zmieniło w 2026 roku.

Czym jest SENT i po co go wymyślono

SENT – System Elektronicznego Nadzoru Transportu – działa w Polsce od 2017 roku na podstawie ustawy z 9 marca 2017 roku o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi. Jego celem jest ograniczenie obrotu tak zwanymi towarami wrażliwymi poza oficjalnym obiegiem – czyli walka z wyłudzeniami VAT, szarą strefą i nieuczciwą konkurencją, w szczególności przy towarach, na których różnica między ceną oficjalną a rynkową jest duża i kuszącą zachętą do omijania podatku.

Mechanizm jest prosty: zanim ciężarówka wyjedzie z ładunkiem objętym systemem, właściwy podmiot musi złożyć elektroniczne zgłoszenie. System nadaje mu numer referencyjny. Ten numer jedzie razem z ładunkiem – kierowca musi go mieć przy sobie przez całą trasę. Inspektor KAS na drodze może w każdej chwili zweryfikować, czy zgłoszenie zostało złożone i czy dane w nim zawarte zgadzają się ze stanem faktycznym.

Nadzór sprawuje Krajowa Administracja Skarbowa. Kontrole drogowe mogą prowadzić również służby graniczne, policja i Inspekcja Transportu Drogowego. Brak numeru referencyjnego – lub niezgodność danych z rzeczywistością – oznacza automatycznie wszczęcie postępowania i wysokie kary.

Jakie towary obejmuje SENT – stan na czerwiec 2026

Od początku istnienia systemu katalog towarów objętych monitorowaniem rozrastał się stopniowo. Dziś obejmuje:

Paliwa ciekłe – benzyna, olej napędowy, biopaliwa, oleje opałowe. To pierwotne i nadal największe pod względem wolumenu kontrolowanej sprzedaży jądro systemu. Wyłudzenia VAT przy paliwach były pierwotnym impulsem do stworzenia SENT.

Alkohol etylowy i wyroby alkoholowe – spirytus, wódka i inne wyroby o wysokiej zawartości alkoholu etylowego. Próg objęcia systemem: powyżej 500 litrów.

Susz tytoniowy – kontrolowany ze względu na ryzyko nielegalnej produkcji wyrobów tytoniowych poza systemem akcyzowym.

Wybrane odpady – w tym odpady metali i surowce wtórne, gdzie szara strefa osiągała znaczące rozmiary.

Wybrane produkty rolne – m.in. zboża, nasiona roślin oleistych i cukier – dodane w kolejnych nowelizacjach.

I teraz – odzież i obuwie, od 17 marca 2026 roku.

Marzec 2026 – największe rozszerzenie od lat

To jest zmiana, która uderzyła rynek logistyczny jak przysłowiowy grom z jasnego nieba. Nie dlatego, że była zaskoczeniem dla wtajemniczonych – rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 10 września 2025 roku wyznaczyło datę 17 marca 2026 roku z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Problem polegał na tym, że odzież i obuwie nigdy wcześniej nie kojarzyły się z systemem monitorowania transportu. To nie są paliwa ani alkohol. To kategorie, które przez dekady jeździły bez żadnych dodatkowych formalności.

Impulsem do zmiany był narastający problem szarej strefy przy imporcie towarów tekstylnych i obuwniczych, przede wszystkim z Azji, a konkretnie – masowe zaniżanie wartości celnej i unikanie opodatkowania na ogromną skalę. Szacuje się, że wartość obrotów w sektorze odzieżowym i obuwniczym objętych nowym obowiązkiem przekracza 80 miliardów złotych rocznie. Przy takich kwotach nawet kilkuprocentowa szara strefa oznacza miliardy utraconych przychodów budżetowych.

Jakie konkretnie towary objęto od 17 marca 2026 roku?

Nomenklatura Scalona (CN) określa to precyzyjnie:

• Dział 61 CN – odzież i dodatki odzieżowe z dzianin, jeżeli masa brutto przesyłki przekracza 10 kg
• Dział 62 CN – odzież i dodatki odzieżowe inne niż z dzianin, jeżeli masa brutto przesyłki przekracza 10 kg
• Kod CN 6309 00 00 – odzież używana i pozostałe artykuły używane, jeżeli masa brutto przesyłki przekracza 10 kg
• Dział 64 CN – obuwie, jeżeli przesyłka zawiera powyżej 20 sztuk obuwia

To są niskie progi. Progi, przy których obowiązek dotyczy nie tylko kontenerowych dostaw z Azji, ale też codziennych transportów między hurtowniami, sklepami, magazynami e-commerce i punktami odbioru. Szacuje się, że nowe przepisy bezpośrednio dotknęły około 100 000 firm działających w Polsce – od dużych sieci odzieżowych po małych importerów i sklepy internetowe sprzedające używaną odzież.

Ledwie dwa miesiące po wejściu nowych przepisów KAS przeprowadziła setki kontroli i wystawiła kilkadziesiąt mandatów. Rynek jest dopiero w fazie adaptacji.

Kto musi zgłosić – i kto za co odpowiada

Tu leży serce nieporozumień, które kosztują firmy dziesiątki tysięcy złotych rocznie. W systemie SENT uczestniczą trzy podmioty – i każdy ma inne obowiązki, inny zakres odpowiedzialności i inne kary.

Podmiot wysyłający – nadawca towaru – to on inicjuje proces. Przed rozpoczęciem przewozu zobowiązany jest złożyć zgłoszenie SENT przez platformę PUESC, podając dane nadawcy i odbiorcy, miejsce załadunku i rozładunku, planowaną datę i trasę, rodzaj, ilość i masę towaru. Po złożeniu zgłoszenia system nadaje numer referencyjny – ciąg cyfr, który staje się elektronicznym dowodem legalności transportu.

Przewoźnik – firma transportowa – uzupełnia zgłoszenie o dane pojazdu: numer rejestracyjny ciągnika i naczepy. Obowiązek aktualizacji danych pojazdu spoczywa na przewoźniku. Jeśli trasa ulegnie zmianie – trzeba to odnotować w systemie.

Kierowca – musi posiadać numer referencyjny w momencie rozpoczęcia przewozu i przez całą trasę. Nie musi tego być wydruk – wystarczy dostęp do numeru w telefonie, ale musi być możliwość jego natychmiastowego podania kontrolującemu.

Podmiot odbierający – odbiorca towaru – zobowiązany jest potwierdzić odbiór w systemie najpóźniej następnego dnia roboczego po dostarczeniu ładunku. Zamknięcie zgłoszenia leży po jego stronie.

Kluczowa zasada praktyczna: jeśli przewoźnik nie otrzymał numeru referencyjnego od nadawcy przed załadunkiem – powinien odmówić przyjęcia towaru do przewozu. Brzmi radykalnie, ale jest jedynym sposobem, żeby nie wziąć odpowiedzialności za cudzy błąd – lub cudzą nieuczciwość.

Jak złożyć zgłoszenie – procedura w skrócie

Platforma PUESC (puesc.gov.pl) to brama do systemu. Każda firma, która ma obowiązek składania zgłoszeń, musi mieć tam założone konto firmowe.

Samo zgłoszenie to formularz elektroniczny, dostępny po zalogowaniu w sekcji dotyczącej przewozu towarów objętych monitorowaniem. Nie wymaga podpisu kwalifikowanego – wystarczy konto firmowe i logowanie przez profil zaufany lub certyfikat.

Po poprawnym wypełnieniu i zatwierdzeniu formularza system generuje numer referencyjny oraz odpowiednią liczbę kluczy – dla przewoźnika i dla odbiorcy. Te klucze służą do aktualizacji i zamknięcia zgłoszenia przez właściwe strony.

Dane wymagane przy zgłoszeniu to między innymi: NIP lub PESEL nadawcy i odbiorcy, adres załadunku i rozładunku, planowana data i godzina rozpoczęcia przewozu, kod CN i masa towaru, numer rejestracyjny pojazdu.

Zgłoszenie można złożyć bezpośrednio na stronie PUESC, ale firmy z większym wolumenem transportów wrażliwych korzystają zwykle z integracji własnych systemów TMS (Transport Management System) z API PUESC – co automatyzuje generowanie zgłoszeń i eliminuje ryzyko ludzkiego błędu.

Jeden ważny szczegół techniczny: brak dostępu do internetu nie zwalnia z obowiązku zgłoszenia. Awaria systemu PUESC – owszem. Ale jeśli kierowca nie ma zasięgu na trasie, zgłoszenie musi być złożone zanim wyjedzie z bazy. Systemu nie można uruchomić wstecz.

Kary – tabela, która każe dwa razy sprawdzić przed wyjazdem

System kar za naruszenia SENT jest trójpoziomowy i obejmuje każdy z podmiotów uczestniczących w transporcie.

Kara 46% wartości towaru brzmi abstrakcyjnie – dopóki nie podstawi się liczb. Dostawa odzieży wartości 100 000 złotych bez zgłoszenia SENT: kara wynosi 46 000 złotych. Przy towarach o wyższej wartości kwoty rosną proporcjonalnie, przy czym minimum to zawsze 20 000 złotych.

Ważne: kary nie wykluczają się wzajemnie. Nadawca, przewoźnik i kierowca mogą być ukarani osobno za to samo zdarzenie – każdy za swój zakres odpowiedzialności.

Kto jest zwolniony z obowiązku

System SENT ma wyjątki – i warto je znać, bo błędne założenie, że konkretny transport wymaga zgłoszenia, kosztuje czas i pieniądze, a błędne założenie, że go nie wymaga – kosztuje 20 000 złotych.

Z obowiązku zgłoszenia zwolnieni są:

Posiadacze statusu AEO (Authorised Economic Operator – Upoważniony Przedsiębiorca) – to certyfikat celny przyznawany firmom, które spełniają rygorystyczne standardy compliance w handlu międzynarodowym. Status AEO zwalnia z obowiązku zgłoszenia SENT zarówno przy przywozie, jak i wywozie towarów objętych systemem.

Strony umowy o współdziałanie z Szefem KAS – to formuła dla największych podatników, którzy zawarli formalną umowę o transparentności i współpracy z administracją skarbową.

Przewozy krajowe poniżej progów ilościowych – jeśli masa brutto przesyłki odzieży nie przekracza 10 kg lub liczba sztuk obuwia nie przekracza 20, obowiązek nie powstaje.

Część przypadków przy procedurze 42 – tu przepisy są złożone. W uproszczeniu: towary sprowadzone z państw trzecich i dopuszczone do obrotu w Polsce w tak zwanej procedurze 42 00 (import z natychmiastową dostawą wewnątrzwspólnotową) wymagają zgłoszenia, nawet jeśli transport wychodzi z Polski i kończy się w innym kraju UE.

Pięć błędów, które najczęściej kończą się mandatem

Na podstawie praktyki kontrolnej i typowych pytań ze strony firm transportowych można wyróżnić błędy, które powtarzają się z niepokojącą regularnością.

Błąd pierwszy: założenie, że skoro zleceniodawca ma dokumenty, to SENT też załatwił. Kierowca nie ma obowiązku wiedzieć, czy ładunek wymaga zgłoszenia. Ma natomiast obowiązek posiadać numer referencyjny, jeśli przewóz jest objęty systemem. Firma transportowa, przyjmując zlecenie na przewóz towaru wrażliwego, powinna standardowo żądać numeru referencyjnego przed przyjęciem załadunku.

Błąd drugi: zmiana trasy lub pojazdu bez aktualizacji zgłoszenia. Numer referencyjny jest przypisany do konkretnego pojazdu i trasy. Zmiana ciągnika, naczepy lub miejsca dostawy bez aktualizacji w PUESC to naruszenie. Nawet jeśli ładunek dotarł zgodnie z planem, niezgodność danych z dokumentacją wystarczy do wszczęcia postępowania.

Błąd trzeci: brak zamknięcia zgłoszenia przez odbiorcę. Odbiorca musi potwierdzić odbiór towaru w systemie najpóźniej następnego dnia roboczego. Firmy, które traktują tę czynność jako opcjonalną formalność, narażają się na osobną karę – niezależnie od tego, czy sama dostawa przebiegła prawidłowo.

Błąd czwarty: mylenie odzieży używanej z towarami nieobjętymi systemem. Od marca 2026 roku odzież używana objęta kodem CN 6309 00 00 jest monitorowana na takich samych zasadach jak nowa – przy masie przesyłki powyżej 10 kg. Firmy zajmujące się handlem secondhand, w tym platformy sprzedające ubrania używane hurtowo, muszą stosować SENT.

Błąd piąty: ignorowanie awarii systemu i próba jazdy bez numeru. Jeśli PUESC jest niedostępny z przyczyn technicznych – co zdarza się sporadycznie – istnieje procedura postępowania w przypadku awarii systemu, opisana w ustawie. Nie zwalnia ona jednak z uzyskania numeru przed wyjazdem przy pierwszej możliwości. Jazda bez numeru z powołaniem się na brak internetu lub nieznajomość przepisów – nie jest skuteczną linią obrony przed inspektorem.

Jak się przygotować – lista kontrolna dla firmy transportowej

Jeśli firma transportowa po raz pierwszy styka się z SENT lub właśnie dowiedziała się, że nowe kategorie odzieży i obuwia mogą dotyczyć jej klientów, warto przeprowadzić kilka działań zanim pojawi się pierwsza kontrola.

Rejestracja na PUESC – każda firma wykonująca przewozy towarów objętych SENT musi mieć aktywne konto na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych. Założenie konta jest bezpłatne, ale wymaga posiadania profilu zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy.

Procedura wewnętrzna dla dyspozytorów – jasna zasada: każde zlecenie dotyczące towarów wrażliwych musi mieć numer referencyjny SENT przed wyjazdem pojazdu. Brak numeru = odmowa przyjęcia zlecenia lub wstrzymanie wyjazdu do wyjaśnienia z nadawcą.

Szkolenie kierowców – kierowca powinien wiedzieć, co to jest numer referencyjny, gdzie go znaleźć w dokumentach i co zrobić, gdy go brakuje. Grzywna 5 000–7 500 złotych nie spada na firmę – spada na kierowcę. Dlatego to jego sprawa, żeby przed ruszeniem w trasę upewnić się, że numer jest.

Integracja z systemem TMS – firmy obsługujące regularnie ładunki wrażliwe powinny rozważyć automatyzację procesu SENT przez integrację systemu TMS z API PUESC. Eliminuje to ryzyko ludzkiego błędu i przyspiesza proces obsługi zleceń.

Monitorowanie zmian – katalog towarów objętych SENT rozrasta się. Rozszerzeń nie zawsze poprzedza długa kampania informacyjna. Śledzenie komunikatów KAS i serwisów branżowych to obowiązek każdego spedytora odpowiedzialnego za weryfikację dokumentacji.

Dlaczego warto to traktować poważnie

SENT to nie jest system, który toleruje niewiedzę jako okoliczność łagodzącą. Kontrola stwierdza brak numeru referencyjnego – i nakłada karę. Argument, że klient nie powiedział, że ładunek jest objęty monitorowaniem, nie zwalnia kierowcy ani przewoźnika z odpowiedzialności za własny zakres obowiązków.

To jest zmiana filozofii, którą regulatorzy wbudowali w system od początku: odpowiedzialność jest rozproszona na wszystkich uczestników łańcucha dostawy, żeby każdy z nich miał motywację do weryfikacji, a nie opierania się na założeniu, że ktoś inny to sprawdził.

Dla firmy transportowej, która regularnie przewozi towary wrażliwe, SENT to po prostu część standardu operacyjnego – tak jak tachograf, ubezpieczenie OC i karta kierowcy. Dla firmy, która dopiero teraz dowiaduje się o systemie, zegar zaczął tykać kilka lat temu. A w marcu 2026 roku przyspieszył.