Firmy zlecające transport często korzystają z KPI, czyli kluczowego wskaźnika efektywności. Na jego podstawie zleceniodawcy określają, m.in. terminowość załadunków, dostaw, a także koszty w przeliczeniu na paletę, przesyłkę lub kilogram. Ze wskaźnika KPI z powodzeniem mogą korzystać także firmy transportowe, po ustaleniu obszarów wymagających badań wydajności. Według firmy Coyote Logistics, aż ⅔ przewoźników określa KPI manualnie, czyli na podstawie danych pochodzących z e-maili lub tabel Excela. Tylko nieco ponad ⅕ respondentów korzysta w tym celu z systemów TMS, które pozwalają znacznie szybciej i efektywniej badać wskaźnik KPI firm transportowych. Podpowiadamy, jak w pełni wykorzystać potencjał nowoczesnych narzędzi, aby określić i sprawdzać kluczowe wskaźniki efektywności w firmach transportowych.

Wydajność floty – dlaczego jest kluczowa i jak ją zbadać?

Na wydajność floty ciężarówek składa się wiele czynników dotyczących jakości wykonywanych usług przewozowych i związanych z nimi kosztów. Efektywne wykorzystanie potencjału przewozowego pojazdów ciężarowych polega, m.in. na terminowej realizacji transportów, optymalnym planowaniu tras, uzyskiwaniu określonej rentowności i unikaniu przejazdów bez ładunku. Jako przykładowe KPI firmy transportowej można wskazać terminowość dostaw, stopień wykorzystania floty lub rentowność zleceń, czyli zestawienie kosztów i przychodów z tytułu świadczonych usług. Firmy transportowe, które kontrolują wybrane wskaźniki, są bardziej świadome aktualnej sytuacji wewnątrz organizacji i w otoczeniu rynkowym. Dzięki temu mogą podejmować skuteczniejsze decyzje biznesowe.

– Osiągnięcie wysokiej wydajności floty samochodowej to złożony proces, który wymaga stałej analizy i oceny danych płynących z eksploatacji samochodów ciężarowych. W tym celu niezbędne jest uzyskanie możliwie dokładnych informacji dotyczących, m.in. dystansu pokonanego z towarem i „na pusto”, godziny i czasu trwania załadunku oraz rozładunku, a także zużycia paliwa. Uzyskiwanie tych danych w manualny sposób, czyli np. na podstawie komunikacji telefonicznej lub SMS z kierowcami, a następnie ich katalogowanie to proces czasochłonny i podatny na błędy. Nowoczesne rozwiązania takie jak systemy TMS połączone z telematyką mogą automatycznie gromadzić szczegółowe dane dotyczące każdej ciężarówki z floty, a następnie analizować je na wiele sposobów – zauważa Tomasz Czyż, główny ekspert ds. rozwiązań technologicznych, Inelo z Grupy Eurowag.

Gdzie w firmie uciekają pieniądze i jak temu zapobiec?

Wprowadzenie kompleksowych rozwiązań służących do zbierania i analizy danych pochodzących z floty ciężarówek pozwala określić słabe punkty, które generują zbędne koszty. Często występującym problemem jest nadmierne zużycie paliwa, np. porównując wyniki różnych kierowców prowadzących podobne ciężarówki. Narzędzia telematyczne zapewniają stały monitoring pojazdu oraz natychmiastowe przesyłanie danych, m.in. na temat spalania oleju napędowego. Dzięki temu przewoźnik może wykryć np. zbędną pracę silnika na postoju lub nieekonomiczną jazdę kierowcy, czyli zbyt częste hamowanie i rozpędzanie pojazdu zamiast płynnej jazdy. Na podstawie uzyskanych danych kierowca może zostać wytypowany na szkolenie z zasad bezpiecznej jazdy. Zazwyczaj pozwala to znacznie ograniczyć zużycie paliwa, którego zakup stanowi ok. 1/3 kosztów operacyjnych firm transportowych w Europie2.

Brak podstawienia ciężarówki na załadunek lub znaczne opóźnienie realizacji usługi przewozu często wynika z awarii pojazdów. Wtedy poza kosztami związanymi z nieplanowaną naprawą przewoźnik może otrzymać karę finansową z powodu niewywiązania się z zawartej umowy przewozu. Regularne serwisowanie oraz cykliczne wymiany pojazdów we flocie na nowe pozwalają znacznie zminimalizować ryzyko. Wyposażenie ciężarówek w telematykę pozwala stale monitorować parametry pracy pojazdów oraz ustawiać przypomnienia np. o zbliżającym się przeglądzie lub badaniu technicznym.

– Utrzymanie floty w nienagannym stanie technicznym podobnie jak monitoring zużycia paliwa pozwalają ograniczyć zbędne koszty, co ma pozytywny wpływ na jeden z kluczowych KPI firm transportowych, czyli na rentowność zleceń transportowych. Kolejnym z niezwykle istotnych wskaźników jest terminowość płatności za wykonane usługi, ponieważ opóźnienia mogą zachwiać płynnością finansową firmy. Tu także z pomocą przychodzą kompleksowe rozwiązania TMS, które monitorują terminy płatności i mogą automatycznie wysyłać przypomnienia o płatności, a w przypadku dalszych opóźnień skierować nieopłacone faktury do działu windykacji. Systemy do zarządzania transportem w połączeniu z telematyką i monitoringiem GPS usprawniają pracę przewoźników na wielu poziomach. W celu zapewnienia jeszcze większej wygody niedawno ogłoszono wdrożenie platformy Eurowag Office, która skutecznie integruje wiele produktów niezbędnych do wydajnego zarządzania firmą transportową. Dzięki temu wszystkie potrzebne narzędzia będą dostępne dla przewoźników w jednym, przystępnym miejscu – zapowiada Tomasz Góralewicz, National Sales Manager, Grupa Eurowag.

Technologia nie działa bez ludzi

Nawet najskuteczniejsza technologia nie może spełniać swoich funkcji bez właściwego przeszkolenia osób, które będą z niej skorzystać. Wprowadzanie nowych rozwiązań technologicznych może budzić niepokój wśród pracowników, którzy przecież mają swoje przyzwyczajenia i styl pracy. Dlatego planowane zmiany warto podzielić na kilka etapów. W razie potrzeby każda firma może liczyć na wsparcie ekspertów Inelo, którzy potrafią skutecznie szkolić wszystkich pracowników z wszystkich funkcji oferowanych rozwiązań.

Przygotowanie organizacji do wdrożenia nowych technologii jest kluczowe z wielu względów. Po pierwsze niezbędne jest rozpoznanie profilu działalności, dzięki czemu będzie można określić moduły, które najlepiej sprawdzą się w codziennej pracy. Tu przydatna jest otwarta komunikacja pomiędzy zespołami, mającymi w planach korzystanie z nowego systemu TMS. Po drugie, należy określić harmonogram wprowadzania nowej technologii. Każda implementacja systemu poprzedzona jest, m.in. testami wydajności, funkcjonalności i bezpieczeństwa. Z kolei najlepsze efekty daje kompleksowe szkolenie z funkcji programu, w którym powinni uczestniczyć wszyscy zainteresowani, czyli kierowcy, dyspozytorzy, spedytorzy, księgowi i analitycy.