Branża TSL nieuchronnie zmierza w kierunku cyfryzacji. Mimo to przedsiębiorcy transportowi nadal posługują się papierowymi kartami drogowymi. Jakie są ich zalety, na co uważać i czy tradycyjne pliki dokumentów mogą zostać zastąpione wydrukami generowanymi za pomocą narzędzi telematycznych?

Parkingi, myjnia do cystern, naprawy, dokupywanie narzędzi na stacji benzynowej – to tylko niektóre wydatki, które ponosi w trasie kierowca. Karta drogowa to doskonałe narzędzie do ich spisania i rozliczenia. Oprócz kosztów, w karcie zapisywane są także informacje dotyczące m.in. godziny wyjazdu, załadunku, rozładunku, przekroczenia granicy, konkretnych lokalizacji w kluczowych punktach podróży i czasu pracy kierującego. Na tej podstawie przedsiębiorca transportowy wylicza wysokości delegacji, ryczałtów, rozlicza zlecenia i kontroluje, w jaki sposób realizowane są przewozy w jego firmie.

– Spedytor musi pamiętać o szeregu zezwoleń, umów na realizowany przewóz czy certyfikatów potwierdzających spełnienie przez pojazd warunków bezpieczeństwa. Przy takim obłożeniu dokumentami trudno wymagać, żeby kierowca z dokładnością co do minuty spisywał stan licznika, czy moment przekroczenia granicy. Drobna nieścisłość w zapisie może wpłynąć na wysokość wypłacanych diet, a także czasu spędzonego za kierownicą – komentuje Dawid Kochalski, ekspert GBOX, Grupa INELO.

– W pojedynczych przypadkach nie ma to większego znaczenia, ale jeżeli przemnożymy to przez liczbę pojazdów we flocie, dodatkowo poniesione koszty okazują się niebagatelne. Co więcej, pamiętajmy, że to przede wszystkim kierowca odpowiedziany jest za wybór odpowiedniej trasy, zaplanować przerwy zgodnie z obowiązującym czasem pracy oraz przez kilka godzin dziennie pozostać skupionym i reagować na zmieniające się warunki drogowe. Presja czasu, stres i trudne warunki pracy to czynniki, które nie wpływają pozytywnie na konieczność wypełniania kart drogowych – dodaje.

Konsekwencje mogą być jednak o wiele poważniejsze. Oprócz strat finansowych przedsiębiorca powinien liczyć się z karami za nieprawidłowe wypełnianie kart drogowych, a nawet audytem dokumentacji całej firmy.

– Mimo to niektórzy przedsiębiorcy transportowi nie przywiązują dużej wagi do tego, w jaki sposób ich kierowcy wypełniają ten dokument. Samo prowadzenie kart wynika często bardziej z przyzwyczajenia niż z realnej potrzeby kontroli procesów w firmie. W efekcie trudno ocenić, które zlecenie było rentowne. Liczy się ogólny wynik roczny. Dobrze, jeżeli jest na plusie. Jednak w przypadku strat, przy pobieżnie prowadzonej dokumentacji, ciężko określić nawet rodzaje przewozów, które się firmie nie opłacają – podsumowuje Dawid Kochalski.

Jak deklarują eksperci, samo wypełnienie karty drogowej nie jest trudne. Problem stanowi raczej konieczność jej rzetelnego prowadzenia, co w natłoku innych obowiązków może stanowić dla kierowcy sporą niedogodność. Innym powodem jest bariera językowa, która utrudnia lub wręcz uniemożliwia kierowcom prawidłowe wypełnienie dokumentu. To problem, który będzie się pogłębiał, ponieważ Polska branża TSL w 2022 roku może stanąć przed niedoborem 200 000 zawodowych kierowców, co będzie stanowiło ¼ rynkowego zapotrzebowania na tych pracowników.

Co w takim razie powinna zawierać prawidłowo wypełniona karta drogowa? Co do zasady – kilka podstawowych rodzajów danych, o których decyduje przewoźnik. W zależności od towaru mogą to być różne kategorie, ponieważ nie istnieją przepisy z góry zakładające określone wskaźniki.

Digitalizacja to jeden z pięciu czynników kształtujących przyszłość branży TSL[2]. Dlaczego więc część przedsiębiorców transportowych nadal korzysta z papierowych wersji kart drogowych?

– Ze względu na znikomy koszt bloczka z formularzami. Rynek oferuje oprogramowanie generujące dane potrzebne do karty drogowej, ale to wiąże się ze wstępnymi kosztami. Często właściciele firm z branży TSL nie biorą pod uwagę dalszych oszczędności – czasu i pieniędzy, które wygeneruje ten pierwszy wydatek – komentuje Dawid Kochalski.

Takie rozwiązania to m.in. oparte o telematykę narzędzie TMS, które kontroluje i zapisuje poziom paliwa, przebieg trasy czy miejsca na postoje. W zależności od wariantów można także pobierać informacje o tym, kiedy kierowca wyjechał z bazy, kiedy przekroczył granicę i w którym momencie zdecydował się na nocleg. Jeszcze innym rozwiązaniem jest spersonalizowana karta drogowa, która daje możliwość dodawania statusów uwzględniających potrzeby konkretnej firmy.

– Oczywiście, rozwiązania telematyczne upraszczają prowadzenie administracji, rozliczanie przewozów i czasu pracy, ale ważne jest także to, że zdejmujemy z kierowcy dodatkowe obowiązki i pozwalamy na bezpieczne prowadzenie pojazdu – podsumowuje Dawid Kochalski.