System IMI jest internetową platformą pozwalającą administracji z różnych krajów Unii Europejskiej na szybką wymianę informacji. Jednym z udostępnianych w nim narzędzi, do których wgląd mogą mieć urzędnicy z różnych krajów, jest portal do zgłoszenia delegowania kierowcy, wykonującego kabotaż lub cross-trade na terenie państw UE.

Obowiązek przesłania takich informacji w ramach nowego systemu od 2 lutego br. spoczywa na przedsiębiorcach transportowych, którzy oddelegowują kierowców za granicę. Data jest nieprzypadkowa. To efekt wejścia w życie przepisów pakietu mobilności, które zobowiązują przewoźników do rejestracji kierowców delegowanych. Jakie są najczęstsze wątpliwości dotyczące systemu zgłaszane przez firmy transportowe? Na wszystkie pytania odpowiada Bartłomiej Zgudziak, Ekspert ds. Analiz i Rozliczeń, Grupa Inelo.

Ze względu na przepisy pakietu mobilności, przewoźnicy poprzez portal do delegowania kierowców, połączony z IMI, mogą wymieniać się informacjami administracyjnymi niezależnie od kraju, z którego pochodzą. Platforma nie powstała jednak tylko w celu rejestracji kierowców delegowanych do kabotażu i cross-trade. Warto zaznaczyć, że system IMI działa już od kilku lat i służy różnym gałęziom administracji. Od 2 lutego br. zawarte w nim dane ułatwiają również kontrolę tego, czy pracodawcy faktycznie wypłacają pracownikom delegowanym stawki, obowiązujące w poszczególnych krajach na trasie przewozu. Choć system do zgłaszania kierowców, powiązany z IMI jest stosunkowo łatwy, trzeba zwrócić uwagę na kilka punktów, aby uniknąć pomyłek w procesie rejestracji kierowców.

Rejestracja w IMI a postingdeclaration.eu – na czym polega różnica?

Liczne wzmianki o platformie IMI w mediach mogły wywołać błędne wrażenie, że właśnie do tego systemu muszą logować się przewoźnicy, wykonujący transport międzynarodowy. W rzeczywistości firmy branży TSL muszą zalogować się na platformę postingdeclaration.eu, która jest ściśle powiązana z IMI, żeby oddelegować pracownika za granicę.

– Podstawowa różnica między tymi dwoma serwisami polega na tym, że są to platformy skierowane do dwóch różnych odbiorców. Przedsiębiorca musi najpierw oddelegować pracownika przez postingdeclaration.eu, aby urzędnicy z odpowiedniego kraju zobaczyli dokument delegacji – komentuje Bartłomiej Zgudziak, Ekspert ds. Analiz i Rozliczeń, Grupa Inelo i dodaje, że choć bywa ono czasochłonne, wypełnianie deklaracji jest stosunkowo proste i intuicyjne.

Oddelegowanie pracownika za granicę – czy zawsze?

W przypadku kabotażu i cross-trade wystawianie delegacji jest obowiązkowe dla krajów Unii Europejskiej. Eksperci zwracają uwagę, że jedynym wyjątkiem w systemie jest Francja. W tym państwie nadal obowiązuje dotychczasowa deklaracja SIPSI, która dotyczy przedsiębiorców, korzystających z usług agencji zatrudnienia. Wówczas konieczność oddelegowania pracownika, wykonującego przejazd kabotażowy lub cross-trade, nie spoczywa na firmie transportowej, a na agencji, która musi zarejestrować delegację w systemie SIPSI i dostarczyć kierowcy niezbędne dokumenty.

Forma zatrudnienia kierowcy – która opcja jest lepsza?

Podczas uzupełniania deklaracji, przedsiębiorcy są zobowiązani do podania danych umowy swojego kierowcy. Zdaniem ekspertów Inelo, oddelegowanie pracownika za granicę jest możliwe tylko w przypadku współpracy w oparciu o umowę o pracę. Z formalnego punktu widzenia, delegacja na kabotaż lub cross-trade nie ma umocowania prawnego w sytuacji zleceń czy kierowców samozatrudnionych.

– Jeśli regularnie współpracujemy z kierowcą na zleceniu, to ryzykujemy, że w pewnym momencie odpowiednie organy zakwestionują tę formę umowy. Warto rozważyć, że zatrudnienie na umowę o pracę daje większe możliwości ulg na ZUS i PIT w przypadku np. umowy zlecenie możemy skorzystać tylko z ulg na ZUS.– dodaje Bartłomiej Zgudziak, Grupa Inelo.

Niezbędne dokumenty w transporcie międzynarodowym

Dokumenty, które zobowiązany jest mieć ze sobą kierowca w formie elektronicznej lub papierowej  podczas operacji kabotażowych lub cross-trade, to duplikaty zgłoszeń delegowania, złożone za pośrednictwem systemu IMI. Należy wziąć ze sobą również wypełniony międzynarodowy list przewozowy (CMR) oraz zapisy z tachografu.

– Przepisy pakietu mobilności wskazują, jakie dokumenty pracownik delegowany powinien mieć w pojeździe. Przewoźnik może zostać wezwany do przedstawienia dodatkowych dokumentów w postaci np. paska wynagrodzenia, dowodu wypłaty pensji albo umowy, ale będzie się to działo jedynie za pośrednictwem platformy do wystawiania delegowania – mówi Bartłomiej Zgudziak i dodaje, że ustawowo czas na wykonanie tej czynności to w tym przypadku 8 tygodni.

Kto kontroluje pracowników delegowanych?

Tu przepisy są wyjątkowo skomplikowane. W każdym kraju członkowskim to inny organ ma prawo skontrolować kierowcę pod kątem posiadania deklaracji delegowania. W Niemczech jest to Urząd Celny, w Austrii tamtejsza Policja Finansowa a, we Francji komórka, której zakres działania można porównać do Państwowej Inspekcji Pracy. W zależności od kraju inna jest też kwota mandatów.

– Kara za brak zgłoszenia w Austrii waha się od 1 tys. do 5 tys. euro, we Francji jest to 750 euro, a w Niemczech kwota ta dochodzi nawet do 30 tys. euro. Uśredniając, można przyjąć, że wysokość przeciętnego mandatu to około 1 tys. euro, co przy efekcie skali, dobrze znanym w transporcie międzynarodowym, może być poważnym finansowym obciążeniem – podsumowuje Bartłomiej Zgudziak.