Packing list to jeden z najważniejszych dokumentów przewozowych, którego zawartość jest istotna zarówno dla spedytora, jak i kierowcy, przewożącego ładunek. Dlatego sprawdzamy, co warto wiedzieć na temat packing list i czym różni się on od innych dokumentów używanych w transporcie?

Spis treści:

• Czym jest packing list i co zawiera?
• Jaką funkcje pełni specyfikacja przesyłki?
• Packing list a list przewozowy

Międzynarodowy transport towarów, zwłaszcza poza granicami UE, wymaga posiadania kompletu dokumentów. Jednym z nich jest packing list, czyli w dosłownym tłumaczeniu lista pakowa. Wyjaśniamy, co powinien zawierać ten dokument i jakie pełni funkcje.

Czym jest packing list i co zawiera?

Packing list, nazwany również specyfikacją przesyłki, zawiera szczegółowe informacje o zawartości przesyłki i z reguły jest ściśle powiązany z listem przewozowym, o czym piszemy więcej w dalszej części tekstu. Informacje zawarte w specyfikacji przesyłki muszą być zgodne m.in. z fakturą za przewożony towar, ale powinny być znacznie bardziej szczegółowe.

Packing lista powinna zawierać następujące informacje:

• unikalny numer referencyjny dokumentu wraz z datą jego sporządzenia,
• dane nadawcy i odbiorcy przesyłki w tym również kontaktowe numery telefoniczne,
• numer faktury handlowej,
• nazwy handlowe przewożonego towaru lub nazwy poszczególnych elementów, jeżeli transportowany produkt jest rozmontowany,
• sposób pakowania towaru (np. kartony czy palety lub innego rodzaju opakowania). Ważne jest także ponumerowanie opakowań, ułatwiające identyfikację ich zawartości,
• ilość opakowań jednostkowych oraz zbiorczych,
• wagę netto i brutto przewożonego towaru (osobno dla opakowań jednostkowych i zbiorczych),
• wymiary opakowań,
• objętość ładunku,
• ewentualne wymagania specjalne.

Jaką funkcje pełni specyfikacja przesyłki?

Specyfikacja przesyłki (packing list) to dokument wykorzystywany przede wszystkim w trakcie odprawy celnej towarów. Na przykład polskie przepisy wymagają podania wagi netto dla każdego wykorzystanego kodu celnego HS (z ang. Harmonized System).

Packing list nie posiada znormalizowanego wzoru, ale musi zawierać informacje opisane w poprzednim akapicie. Dzięki nim służby celne wiedzą, jakie dokładnie towary przewozi dany środek transportu. Brak packing list spowoduje zatrzymanie towaru do czasu uzupełnienia braków w dokumentacji, co opóźnia dostawę i w konsekwencji może skutkować nawet jej zawróceniem.

Jednak z dokumentu nazywanego specyfikacją przesyłki korzysta się również na innych etapach jej transportu. Podczas załadunku i rozładunku packing list umożliwia szybkie i dokładne sprawdzenie kompletności towaru. Korzystają z niego również kierowcy, w celu upewnienia się co do legalności przewozu konkretnego ładunku oraz jego logistyki. O specyfikację przesyłki mogą zapytać służby podczas kontroli drogowej, a informacje zawarte w tym dokumencie często okazują się przydatne również w trakcie reklamacji dostawy i ubiegania się o odszkodowanie np. z powodu uszkodzenia w transporcie.

Packing list a list przewozowy

Dane zawarte w specyfikacji przesyłki muszą być zgodne z informacjami na fakturze i liście przewozowym. Często okazuje się, że do kontroli towaru funkcjonariusze celni używają tylko listu przewozowego i pewnie dlatego panuje powszechne przekonanie o tym, że specyfikacja przesyłki jest tylko alternatywnym dokumentem przewozowym.

W praktyce list przewozowy jest potwierdzeniem przyjęcia towaru do transportu i wykonania dostawy. Powstaje na podstawie packing list, ale nie musi zawierać tak szczegółowych informacji o ładunku, jak specyfikacja przesyłki. Co więcej, packing list może być traktowany jako dokument przewozowy, ale z uwagi na mniejszą szczegółowość informacji, list przewozowy nie może być traktowany, jako specyfikacja przesyłki.