Niezależnie od informacji z Ministerstwa Finansów, dotyczącego przesunięcia obowiązku korzystania z KSeF, system ten działa. Sprawdzamy najnowsze informacje i odpowiadamy na pytania, kto i kiedy będzie musiał zacząć korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

Spis treści:

• Co to jest KSeF i co umożliwia?
• Cele wprowadzenie KSeF i korzyści dla firm
• Kto musi wystawiać faktury w KSeF?
• Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF miał stać się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT od 1 lipca 2024 roku. Nie wszyscy jednak wiedzą, że system ten działa od 1 stycznia 2022 roku i cały czas przedsiębiorcy mogą korzystać z niego w ramach testów, dobrowolnie. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że KSeF stanie się obowiązkowy w 2026 roku, ale nie dla wszystkich firm dokładnie w tym samym dniu.

Co to jest KSeF i co umożliwia?

Krajowy System e-Faktur to platforma informatyczna, która umożliwia przedsiębiorcom przesyłanie i odbieranie faktur w formie elektronicznej. Warto przy tym podkreślić subtelną, ale istotną różnicę, pomiędzy fakturami w postaci elektronicznej a dokumentami w formie elektronicznej.

Faktury w postaci elektronicznej (najczęściej zapisane w plikach PDF lub w postaci skanu faktury papierowej) również mogą być przesyłane drogą elektroniczną, ale nie muszą spełniać standardów technicznych ani wymogów autoryzacji elektronicznej.

Natomiast faktury w formie elektronicznej (e-faktury), oprócz tego, że tworzone i przechowywane są w formie cyfrowej, są również przesyłane i przechowywane w sposób zgodny z określonymi standardami. Te dokumenty muszą być wystawione zgodnie z normami, gwarantującymi autentyczność, integralność treści oraz czytelność dokumentu.

Cele wprowadzenia KSeF i korzyści dla firm

KSeF zostanie wprowadzony głównie w celu uproszczenia procesu fakturowania, ponieważ digitalizacja dokumentów skraca czas potrzebny na ich wygenerowanie i przesłanie. Dodatkowo faktury elektroniczne są łatwiejsze w kontroli, co powinno przyczynić się do redukcji oszustw podatkowych. Automatyzacja całego procesu obniża również jego koszty i ryzyko popełnienia błędów.

Dzięki KSeF przedsiębiorcy będą mogli:

• szybciej wystawiać faktury,
• skorzystać za automatycznej weryfikacji faktur, aby wykluczyć potrzebę ręcznego sprawdzania poprawności dokumentów,
• wygodniej monitorować płatności,
• wyeliminować koszty związane z drukiem, wysyłką i przechowywaniem faktur papierowych,
• zwiększyć bezpieczeństwo przechowywania dokumentów,
• poprawić cash flow dzięki, dzięki szybszemu uzgadnianiu płatności pomiędzy kontrahentami.

Kto musi wystawiać faktury w KSeF?

Jak wspomnieliśmy KSeF działa od 1 stycznia 2022 roku. Od tej daty przedsiębiorcy mogą dobrowolnie z niego korzystać. E-Faktura, podobnie, jak faktura papierowa i faktura w postaci elektronicznej, jest jedną z obowiązujących form tych dokumentów. Zostało to uregulowane następującymi aktami prawnymi:

• Ustawa o VAT (Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług). Art. 106n i następne regulują zasady wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Ustawa definiuje wymogi dotyczące autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych.
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. Określa szczegółowe wymagania techniczne i proceduralne dotyczące wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych.
• Dyrektywa Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. Harmonizuje przepisy dotyczące e-faktur w krajach członkowskich Unii Europejskiej, w tym w Polsce, zapewniając jednolite standardy dla faktur elektronicznych.

Aktualnie korzystanie z systemu jest fakultatywne, co oznacza, że nikt nie musi wystawiać faktur w KSeF. Niektórzy przedsiębiorcy robią to jednak dobrowolnie (w 2022 roku odnotowano 10,4 mln faktur testowych). Należy się spodziewać, że ich liczba będzie wzrastać ze zbliżaniem się terminu wejścia w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Pierwotnie korzystanie z KSeF miało być obowiązkowe dla większości podatników VAT od 1 stycznia 2024 roku, a dla małych i średnich firm zwolnionych z VAT – od 1 stycznia 2025 roku. Następnie pierwszy z tych terminów przełożono na 1 lipca br.

Jednak ze względu na wykrycie krytycznych błędów technicznych w systemie i potrzebę dodatkowych testów oraz konsultacji, Ministerstwo Finansów zdecydowało, że KSeF stanie się obowiązkowy:

• 1 lutego 2026 roku dla dużych firm, których roczne obroty przekraczają 200 mln zł.
• 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych podatników.