Rozliczanie wynagrodzeń kierowców zawodowych to skomplikowany proces, który często prowadzi do błędów, nawet w doświadczonych firmach transportowych. Eksperci Inelo z Grupy Eurowag zidentyfikowali trzy najczęstsze problemy.

Błędne rozliczanie kierowców. Gdzie leżą problemy?

Wiele firm transportowych w dalszym ciągu popełnia błędy w obszarze rozliczania kierowców. Nieprawidłowości niekiedy wynikają z nieznajomości przepisów, które w branży zmieniają się bardzo często.

Eksperci Inelo z Grupy Eurowag wskazują na kilka powodów występujących pomyłek. Jak można im zaradzić?

Nieprawidłowe naliczanie podatków i składek ZUS

Przepisy dotyczące ulg podatkowych, zwłaszcza tych związanych z dietami, często się zmieniają. Firmy nie zawsze nadążają za tymi zmianami, co skutkuje błędnymi rozliczeniami. Nieaktualne oprogramowanie kadrowo-płacowe dodatkowo pogłębia ten problem.

– Firmy transportowe, które mają trudności z prawidłowym naliczaniem składek, mogą skorzystać z pomocy specjalistów, którzy oferują pełne wsparcie w obszarze rozliczania wynagrodzeń, a także pomagają dostosować firmowe procesy do wymogów prawa. Jednym słowem zdejmują z przedsiębiorców pracochłonne i trudne obowiązki. Niezastąpione w tym przypadku są narzędzia i programy, które automatyzują rozliczenia czasu pracy kierowców. Pozwalają one nie tylko usprawnić zarządzanie dokumentacją, ale także pomagają uniknąć błędów, które mogłyby doprowadzić do problemów z ZUS czy urzędem skarbowym – komentuje Bartłomiej Zgudziak,
zastępca głównego eksperta ds. analiz i rozliczeń, Inelo z Grupy Eurowag.

Pomijanie składników wynagrodzenia

Wynagrodzenie kierowcy składa się z wielu elementów, takich jak dodatki za pracę w nocy, nadgodziny czy pracę za granicą. Niestety, pracodawcy często pomijają niektóre z tych składników, co prowadzi do zaniżenia wypłaty.

– Nieprawidłowości w tym obszarze wynikają z tego, że pracodawca nie uwzględnia na liście płac dodatkowych należności, np. za pracę za granicą, czy uzupełnienia do umówionego wynagrodzenia na rękę. Często firmy popełniają błąd, nie przenosząc wszystkich wymaganych przepisami składników wynagrodzenia na listę płac, upraszczając ją i nieprawidłowo wskazując tytuł wynagrodzenia za poszczególne składniki. Najważniejsze jest, żeby lista płac zgadzała się z comiesięcznym wyliczeniem wynagrodzenia, a to wyliczenie zgadzało się z zapisami wewnątrzzakładowymi – tłumaczy Bartłomiej Zgudziak.

Nieprawidłowe zarządzanie urlopami

Zmiany przepisów w 2022 roku skomplikowały zasady udzielania i ewidencjonowania urlopów. Brak odpowiedniej dokumentacji może prowadzić do problemów z inspekcją pracy i roszczeń ze strony pracowników.

– Brak wniosków urlopowych może prowadzić do poważnych konsekwencji. Jeżeli kierowca odejdzie z firmy, a urlopy były błędnie ewidencjonowane, pracodawca może zaniżyć należny ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Taka sytuacja często skutkuje roszczeniami pracownika oraz kontrolą ze strony PIP. Wówczas organ ten może nakazać wypłatę zaległych świadczeń. Właśnie dlatego kluczowe jest, aby pracodawca zawsze uzyskiwał podpisane
wnioski urlopowe lub stosował zatwierdzony plan urlopowy, z którym pracownik musi się zapoznać – komentuje Mateusz Włoch.

Jak wyeliminować błędy?

Eksperci podkreślają, że kluczem do uniknięcia tych błędów jest korzystanie z aktualnego oprogramowania, skrupulatne uwzględnianie wszystkich składników wynagrodzenia oraz prowadzenie dokładnej ewidencji urlopów. W przypadku wątpliwości warto skorzystać z pomocy specjalistów lub rozważyć automatyzację procesów kadrowych.