Wydaje się, że aby szukać nowych przewag konkurencyjnych mamy do dyspozycji narzędzia wyłącznie marketingowe i finansowe. Mało kto zdaje sobie jednak sprawę z istnienia systemów służących do optymalizacji procesów logistycznych, dzięki którym firma może nie tylko sprawniej realizować dostawy do klientów, ale również wejść na wyższy poziom efektywności kosztowej. Tym śladem poszła firma Komplex-Torus wdrażając na wiosnę 2012 roku system SkyLogic.

Klient

Firma Komplex – Torus Sp. z o o. jest jednym z największych i wiodących na rynku dystrybutorów chemii gospodarczej, kosmetyków i artykułów higieniczno-kosmetycznych. Prowadzi dystrybucję z 5 oddziałów terenowych i jednego magazynu centralnego docierając do blisko 3000 klientów. Na co dzień współpracuje z wieloma znaczącymi partnerami (min. sieciami sklepów Marcpol, Alma, SuperPharm, Piotr i Paweł, Topaz, Hebe, API) stawiając na jakość, terminowość, kompleksową obsługę oraz profesjonalizm sił sprzedaży.

Cele wdrożenia

Stojąc w obliczu wzrastającej liczby kontraktów i zamówień, jak również uwzględniając potrzebę centralizacji planowania i efektywnego zarządzania łańcuchem dostaw, szczególnie w dobie rosnących kosztów logistyki, firma Komplex Torus Sp. z o.o. podjęła decyzję o zakupie i wdrożeniu informatycznego systemu, który będzie optymalizował dystrybucję, wspomagał zarządzane flotą i automatyzował rozliczenia. Kierowaniem projektu z ramienia Komplex – Torus został menadżer z dużym doświadczeniem i wiedzą merytoryczną w dziedzinie logistyki dyrektor Marek Lipiński.

„Dzięki wdrożeniu nowego rozwiązania zaproponowanego przez firmę Benson Consultants zaoferowaliśmy naszym klientom lepszy poziom obsługi. Nowoczesne systemowe rozwiązania w planowaniu i automatyzowaniu procesu trasowania przygotowały naszą firmę do rosnących wymagań rynku. Od momentu uruchomienia SkyLogic dysponujemy kompletną wiedzą na temat realizowanych przez nas procesów dystrybucyjnych i ich kosztów. Możemy również bardziej profesjonalnie podejść do kwestii bezpośredniej obsługi klienta między innymi pro-aktywnie informując klientów o planowanych dostawach i ewentualnych, opóźnieniach ”.

Korzyści z wdrożenia:

Już po 3 miesiącach od zakończenia wdrożenia systemu SkyLogic w firmie Komplex Torus odnotowano spodziewane korzyści, między innymi:

centralizację i obiektywizację planowania tras w korelacji ze zmniejszeniem zatrudnienia
redukcję liczby wyjeżdżających samochodów dystrybucyjnych o 10%
zmniejszenie całościowych kosztów dystrybucji o 5%
zautomatyzowanie komunikacji z klientami (informacje SMS lub mailowe o statusie dostawy)
analizę podziału kosztów i rentowności sprzedaży do każdego klienta
standaryzację procedur kompletacji dokumentacji, system rozliczania podwykonawców w zakresie transportu, zwrotu opakowań , palet itp.

Opis zastosowanego rozwiązania

Firma Benson Consultants wdrożyła SkyLogic – system informatyczny do optymalizacji tras, zarządzania flotą oraz planowania dystrybucji. Wdrożony system składa się z kilku dostępnych modułów:

• optymalizacji i automatycznego planowania
• planowania transportu wraz ze strukturą logistyczną
• zarządzanie flotą i GPS
• rozliczenia finansowe
• analityka i KPI
• mapy elektroniczne
• serwer komunikacji SMS

W systemie SkyLogic odzwierciedlono strukturę logistyczną Komplex-Torus składającą się z magazynu centralnego oraz 5 hubów przeładunkowych. Pomiędzy magazynem centralnym a hubami kursują samochody liniowe. Z każdego hubu odbywa się dystrybucja lokalna. System został zasilony danymi z systemu ERP Qumak. Zamodelowana struktura logistyczna automatycznie zostaje odzwierciedlona w etapach realizacji zleceń (trasy liniowe a następnie dystrybucyjne).

Dyspozytorzy planują trasy w dwóch etapach. Pierwszym jest automatyczne tworzone tras liniowych na podstawie zdefiniowanych uprzednio szablonów. Następnym krokiem jest użycie optymalizatora OptiLogic do ułożenia tras dystrybucyjnych w pięciu oddziałach. W procesie optymalizacji głównym kryterium jest koszt. Dużym ułatwieniem jest tu zastosowanie map firmy Emapa, dzięki którym dyspozytor widzi aktualną sytuację i może podejmować decyzje na podstawie rozszerzonego zestawu informacji.

W procesie kończenia planowania następuje również automatyczne wyliczenie należnych przewoźnikom frachtów na podstawie cenników. Skorzystanie z systemu połączonego z mapami cyfrowymi otworzyło przed Komplex-Torus nowe możliwości optymalizacji kosztowej. Podpisywane umowy z podwykonawcami mogły być rozliczane na podstawie wiarygodnych danych mapowych w sposób nie budzący wątpliwości dla żadnej ze stron. Dzięki takim możliwościom Kompelx-Torus wskazując lepsze (krótsze) trasy ułożone przez optymalizator widział ich bezpośrednie przełożenie na finanse.

Po zakończeniu planowania zostają wysłane SMSy i e-maile do klientów z awizacją jak również do kierowców o zaplanowanych trasach. Cały proces dzięki automatyzacji przebiega szybko i dla tak dużej sieci dystrybucji może nim zarządzać jedna osoba.

Puentą planowania jest rozliczenie kierowców ze zwróconych dokumentów, zaś przewoźników z wystawionych faktur kosztowych. Zastosowano w tym celu bardzo wygodne i szybkie narzędzie – generator zaproszeń do faktury. Wszystkie wystawione faktury są rejestrowane i automatycznie rozliczane. Następuje przy tym kontrola zasadności otrzymanych faktur pod względem wartościowym. Koszty tras są automatycznie dzielone na poszczególne zlecenia i alokowane na centra kosztowe przypisane odbiorcy.

Algorytm podziału kosztów przejazdów na poszczególne zlecenia odbywa się za pomocą klucza iloczynu wartości zlecenia i odległości pomiędzy poszczególnymi adresami. Algorytm ten wiernie odzwierciedla realia w których działa Komplex-Torus. Rozwiązuje typowe dla branży dystrybutorów chemii gospodarczej, kosmetyków i artykułów higieniczno-kosmetycznych zagadnienia związane ze strukturą klientów i wartością zleceń.

Wdrożenie trwało 3 miesiące. Okres zwrotu z inwestycji wyniósł 1 miesiąc.

Możliwości rozszerzenia

Jednym z założeń inżynierów Benson Consultants, którzy projektowali system SkyLogic było zapewnienie jego rozwoju w przyszłości i możliwość wzbogacenia o kolejne moduły i funkcjonalności.

Od czasu zakończenia wdrożenia firma Komplex Torus Sp.z o.o. sukcesywnie włącza do systemu SkyLogic dodatkowe obszary swojej działalności i uruchamia kolejne funkcjonalności systemu, które mają za zadanie wpłynąć na dalszą automatyzację prac, poprawę efektywności pracy i obniżenie kosztów, przez co dążyć do uzyskania niekwestionowanej pozycji lidera na rynku.

Jedną z takich możliwych do osiągnięcia przewagi nad konkurencją jest efektywniejsze zarządzanie kosztami obsługi poszczególnych klientów. W systemie zdefiniowano centra kosztowe. Każda faktura kosztowa jest alokowana nie tylko na każde zlecenie ale również na centra kosztowe. Użytkownik SkyLogica ma możliwość wydrukowania do każdej zarejestrowanej faktury kosztowej dokumentu wskazującego jakiej dekretacji kosztowej ma dokonać księgowość. Jest to nie lada ułatwienie, gdyż dotychczas ta praca była wykonywana ręcznie. Ponadto dzięki SkyLogic istnieje możliwość analizy efektywności kosztowej zarówno na wspomniane centra jak i poszczególnych klientów.