Jedną z ważniejszych kwestii, jakie należy rozważyć przed podpisaniem umowy z dostawcą rozwiązań logistycznych, jest czas trwania współpracy. Porady na ten temat przygotowali przedstawiciele polskiego oddziału firmy Dachser.

Długa umowa lepszym rozwiązaniem?

Czas trwania umowy z operatorem logistycznym zależy od wielu czynników, m.in.: planów firmy, realizowanego projektu dla którego firma potrzebuje outsourcingu oraz przewidzianych nakładów finansowych. Samo ustalanie tych wszystkich kwestii z reguły trwa od kilku tygodni do kilku, a nawet kilkunastu miesięcy, a czas, na jaki podpisywana jest umowa, to minimum kilka lat. Jakie argumenty przemawiają za tak długim okresem trwania kontraktu?

Inwestycją, wymagającą dodatkowej obsługi logistycznej, może być np. uruchomienie nowej linii produkcyjnej lub dotarcie do nowych rynków. Jeśli jej skala jest duża, można się spodziewać, że wymagać będzie dodatkowej powierzchni logistycznej. Może okazać się również, że do obsługi specjalistycznych procesów będzie niezbędne zaangażowanie drogiego sprzętu lub wysoko wykwalifikowanej kadry. Jeśli obsługa logistyczna wymaga wynajęcia powierzchni magazynowej, najlepsze byłoby ustalenie przynajmniej takiego okresu trwania umowy, aby pokrył się on z czasem wynajmu magazynu, a te są kilkuletnie.

„Rynek powierzchni magazynowych jest bardzo wymagający”

Kierownik logistyki kontraktowej w Dachser, Wojciech Cipiur, zwraca uwagę na fakt, że rynek powierzchni magazynowych jest bardzo wymagający, często sporo czasu zajmuje samo znalezienie odpowiedniego obiektu oraz dostosowanie go do specyfiki planowanego projektu. W związku z tym podpisywanie krótkich kontraktów okazuje się nieekonomiczne.

Należy się przygotować na to, że realizacja nowych projektów, zwłaszcza dużych, bardziej skomplikowanych, na początku może nie być sprawna w 100 proc. Osiągnięcie pełnej wydajności wymaga czasu. Firma oraz operator logistyczny potrzebują czasu na „dotarcie” swoich procesów, ustalenie szczegółów współpracy, opracowanie i wdrożenie ewentualnych zmian w projekcie. Dopiero w momencie osiągnięcia pełnego poziomu efektywności, jaki był zaplanowany w kontrakcie, efekty współpracy mogą być poddane ocenie.

Dłuższy, kilkuletni kontrakt wiąże się również ze zmniejszeniem ryzyka biznesowego dla obu stron. Przedsiębiorca ma zapewnioną stałą obsługę przez cały czas trwania umowy. Operator natomiast może mieć pewność, że poniesione przez niego nakłady się zwrócą. Ponieważ nie można przewidzieć, jak zmieni się rynek, w tym popyt na dane produkty, aby uniknąć ryzyka cenowego, warto by przedsiębiorca dopilnował, aby w umowie znalazły się odpowiednie zapisy. Firma Dachser umożliwia klientom określenie warunków możliwych zmian cen, nawet jeśli oznacza to ich obniżkę. Taki zapis odpowiednio zabezpiecza interesy zarówno klientów jak, i operatora.