Wahania cen paliw, zatory na granicach i zakłócenia w łańcuchach dostaw zmuszają branżę TSL do zmiany dotychczasowych modeli działania. Z raportu IRU oraz analiz rynkowych wynika, że przetrwanie firm transportowych zależy dziś od planowania scenariuszowego i integracji rozproszonych danych flotowych. Jak polscy przewoźnicy budują odporność na kryzysy, zanim pojawią się pierwsze sygnały ostrzegawcze?

Europejski transport drogowy funkcjonuje dziś w warunkach wyjątkowo wysokiej niepewności geopolitycznej. Wahania cen energii wywołane napięciami geopolitycznymi oraz zakłócenia w łańcuchach dostaw prowadzą do coraz większej fragmentacji rynku i wzrostu kosztów działalności. Takie wnioski płyną z najnowszego raportu Międzynarodowej Unii Transportu Drogowego (IRU) dotyczącego europejskiego rynku transportu drogowego. Zdaniem ekspertów oznacza to, że dla polskich firm transportowych najważniejsze nie jest dziś pytanie, czy dojdzie do kolejnego kryzysu geopolitycznego, lecz jak przygotować się na niego jeszcze zanim pojawią się pierwsze sygnały ostrzegawcze. Jakie najważniejsze wnioski z ostatnich kryzysów wyciągnęły już polskie firmy transportowe i logistyczne?

Planowanie w oparciu o jeden scenariusz przestało wystarczać

Jeszcze do niedawna większość firm transportowych planowała przewozy w oparciu o jeden scenariusz, zakładając, że trasa, ceny paliw czy sytuacja na granicach nie ulegną istotnym zmianom. Jak jednak zauważa Tomas Sergadejevas, prezes firmy technologicznej Fleethand, wydarzenia geopolityczne z ostatnich lat pokazały, że pojedyncza decyzja polityczna, incydent militarny czy nowe sankcje mogą w bardzo krótkim czasie zmienić kierunki przepływu towarów, wydłużyć trasy lub znacząco podnieść koszty transportu.

– Dobrym przykładem są tegoroczne napięcia w Cieśninie Ormuz. Gdy tylko na rynku pojawiło się realne zagrożenie dla dostaw ropy naftowej, ceny surowców energetycznych natychmiast zareagowały, a firmy transportowe musiały na nowo przeliczać koszty realizacji przewozów. Dla przewoźników wykonujących transport międzynarodowy oznaczało to nie tylko większą uwagę poświęcaną planowaniu tankowań, ale również konieczność szybkiej weryfikacji opłacalności poszczególnych tras. Dlatego dziś, planując przewozy międzynarodowe, polskim przewoźnikom nie wystarczy już jeden optymalny plan. Firmy transportowe powinny być przygotowane na różne scenariusze – uwzględniać alternatywne trasy, inne miejsca tankowania, możliwe ograniczenia na granicach czy utrudnienia w ruchu oraz oceniać wpływ takich zmian na cały przewóz – mówi Tomas Sergadejevas.

W czasie kryzysu wygrywają ci, którzy mają pełny obraz sytuacji

Zdaniem eksperta największe wyzwania dla firm transportowych w okresach napięć geopolitycznych coraz częściej wynikają nie z braku informacji, lecz z tego, że dane są rozproszone pomiędzy różnymi systemami i dokumentami.

Dlatego w warunkach rosnącej niepewności geopolitycznej coraz większego znaczenia nabierają sprawnie zorganizowane procesy, szybki dostęp do informacji oraz przejrzysty obraz sytuacji obejmujący trasy, dane pojazdów, czas pracy i odpoczynku kierowców oraz dokumentację przewozową. Tylko wtedy decyzje mogą być podejmowane odpowiednio szybko, a zmiany tras czy zakłócenia w łańcuchach dostaw skutecznie zarządzane.

– W firmie zarządzającej flotą 100 ciągników siodłowych zespół spedytorów poświęca średnio kilkadziesiąt minut na zebranie informacji z różnych systemów dla każdego przewozu. W skali dnia oznacza to kilka godzin pracy przeznaczonych wyłącznie na wyszukiwanie danych. Praktyka pokazuje, że polskie firmy transportowe coraz większą wagę przykładają do lepszej organizacji procesów i łatwiejszego dostępu do informacji, aby więcej czasu poświęcać podejmowaniu decyzji, a mniej wyszukiwaniu danych.
Dzięki temu spedytorzy mogą skupić się nie na rutynowych czynnościach, lecz na działaniach, które w czasie każdego kryzysu przynoszą największą wartość – dostosowywaniu tras, ocenie ryzyka oraz sprawnej komunikacji z kierowcami i klientami – wyjaśnia T. Sergadejevas.

Cena paliwa przestała być najważniejszym czynnikiem wpływającym na efektywność

Ostatnie kryzysy geopolityczne pokazały, że kupowanie paliwa po niższej cenie nie wystarcza już, aby zwiększyć efektywność działalności. Coraz większy wpływ na całkowity koszt przewozu mają wymuszone zmiany tras, wydłużony czas przejazdu, kolejki na granicach, dodatkowe postoje czy nieprzewidziane ograniczenia w ruchu.

Jak podkreśla ekspert, dziś należy analizować nie pojedyncze koszty, lecz ekonomię całego przewozu. Przykładowo, jeśli z powodu zmieniającej się sytuacji kierowca musi zatankować nie na wcześniej zaplanowanej stacji, lecz na najbliższej dostępnej, różnica w cenie paliwa może wynosić od 10 do 15 eurocentów za litr. Przy założeniu, że jeden przewóz wymaga około 600 litrów paliwa, oznacza to dodatkowy koszt od 60 do 90 euro na jeden pojazd. Dla floty liczącej 50 ciągników siodłowych daje to około 3–4,5 tys. euro dodatkowych kosztów już w jednym cyklu przewozowym, a w skali miesiąca straty mogą sięgać dziesiątek tysięcy euro.

– Dla polskich firm transportowych coraz ważniejsze staje się nie przewidywanie, jak geopolityka wpłynie na ceny paliw, lecz planowanie oparte na danych oraz sprawne zarządzanie trasami. Pozwala to analizować trasę, ceny paliwa, czas pracy i odpoczynku kierowców oraz pozostałe czynniki jako jeden spójny system – mówi T. Sergadejevas.

Na kryzysy trzeba przygotować się, zanim pojawią się pierwsze informacje

Ekspert podkreśla, że choć nie da się dokładnie przewidzieć kryzysów geopolitycznych, można znacznie lepiej przygotować się na ich konsekwencje.

– Ostatnie lata pokazały, że największe straty ponoszą zazwyczaj nie te firmy transportowe, które stykają się z nieoczekiwanymi wyzwaniami, lecz te, które nie były na nie odpowiednio przygotowane. Gdy kryzys już się rozpoczyna, zwykle nie ma czasu na gruntowną zmianę procesów, wdrażanie nowych rozwiązań czy poszukiwanie bardziej efektywnych modeli działania. Kryzysy geopolityczne uczą i nadal będą uczyć jednego – odporność buduje się nie w trakcie kryzysu, lecz każdego dnia. Im lepiej firma zna własne procesy, zarządza danymi i wcześniej przygotowała alternatywne scenariusze działania, tym łatwiej jest jej dostosować się do nieprzewidzianych zmian – podsumowuje ekspert ds. technologii transportowych.