Branża TSL korzysta z wielu różnych dokumentów. Większość z nich podlega kontroli przede wszystkim ITD, a za ich brak grożą finansowe kary. Dlatego sprawdzamy, jakie dokumenty musi posiadać kierowca i które obowiązkowo muszą znaleźć się w siedzibie przewoźnika.

Spis treści:

• Dokumenty kierowcy, pojazdu i ładunku. Zezwolenia i licencja.
• Drogowy przewóz osób – dokumenty na potrzeby kontroli
• Dokumenty potrzebne w transporcie szczególnym
• Transport międzynarodowy – niezbędne dokumenty kierowcy
• Przewoźnik musi posiadać te dokumenty w swojej siedzibie

ITD może zażądać od kierowcy okazania stosownych dokumentów praktycznie bez żadnego powodu nawet podczas rutynowej kontroli drogowej. Inspektorzy przeprowadzają również regularne kontrole w siedzibach przewoźników, których przepisy także zobowiązują do prowadzenia i przechowywania odpowiedniej dokumentacji.

Dokumenty kierowcy, pojazdu i ładunku. Zezwolenia i licencja.

Dokumenty, które kierowca pojazdu ciężarowego musi posiadać przy sobie podczas kontroli drogowej, wymienione są m.in. w art. 87 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r., poz. 58). Znajdziemy wśród nich:

• prawo jazdy kierowcy,
• aktualne badania lekarskie i psychologiczne,
• świadectwo kierowcy,
• kartę kierowcy,
• wykresówki lub cyfrowy zapis z tachografu,
• zaświadczenie o kwalifikacjach,
• dowód rejestracyjny pojazdu,
• ubezpieczenie OCP,
• upoważnienie do korzystania z pojazdu,
• certyfikat EURO, na podstawie którego określić można m.in. klasę emisji spalin,
• zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego,
• licencję na krajowy transport drogowy,
• list przewozowy.

Wskazane jest również posiadanie faktur VAT na przewożony towar. Powyższą listę uzupełniają jeszcze dokumenty wymagane np. podczas drogowego przewozu osób czy w trakcie transportów szczególnych. Wymieniamy je w dalszej części tego tekstu.

Drogowy przewóz osób – dokumenty na potrzeby kontroli

Kierowcy, którzy wykonują przewóz drogowy osób, muszą posiadać przy sobie stosowne zezwolenie lub wypis z zezwolenia wraz z obowiązującym rozkładem jazdy (przy wykonywaniu przewozów regularnych i regularnych specjalnych). Podczas międzynarodowych przewozów wahadłowych lub okazjonalnych konieczne jest posiadanie odpowiedniego zezwolenia lub formularza jazdy. Ten ostatni dokument potrzebny jest także w trakcie wykonywania międzynarodowych przewozów na potrzeby własne.

Ponadto konieczne są dokumenty wymagane w publicznym transporcie zbiorowym oraz kopia umowy na realizowany przewóz, a przy wykonywaniu przewozów okazjonalnych, również zezwolenie na wykonywanie przewozów regularnych i przewozów specjalnych. Obowiązkowy jest także oryginał lub poświadczona za zgodność kserokopia decyzji o odstąpieniu od wymogu stosowania warunków zezwolenia na wykonywanie przewozów regularnych i przewozów regularnych specjalnych.

Dokumenty potrzebne w transporcie szczególnym

W zależności od rodzaju przewożonego towaru, konieczne może być również posiadanie odpowiednich dokumentów dodatkowych. Chodzi przede wszystkim o:

1. Przy przewozie materiałów niebezpiecznych – świadectwo ADR i instrukcje pisemne.
2. Dokumenty wymagane przy przewozie odpadów.
3. Żywność i towary szybko psujące się: świadectwo ATP.
4. Świadectwo fitosanitarne.
5. Przy przewozie zwierząt: licencja kierowcy do prowadzenia i obsługi pojazdu przewożącego żywe zwierzęta, dokumenty określające pochodzenie zwierząt i ich właściciela, przewidywany czas trwania przewozu.
6. Transport ponadgabarytowy: zezwolenia na przejazd pojazdu nienormatywnego (wypis z zezwolenia w kategorii I oraz oryginały zezwoleń w kategorii od II do VII).

Transport międzynarodowy – niezbędne dokumenty kierowcy

W trakcie wykonywania przewozów międzynarodowych lista dokumentów, które kierowca musi przy sobie posiadać nieco się zmienia, ale przede wszystkim zauważalnie wydłuża. Potrzebna jest bowiem licencja na międzynarodowy transport drogowy, zezwolenie na międzynarodowy przewóz rzeczy i zezwolenie na przewóz kabotażowy. A poza tym:

• CMR, czyli międzynarodowy list przewozowy. Ten podstawowy dokument transportowy wystawiany jest w 3 egzemplarzach i zawiera wszystkie informacje o nadawcy, przewoźniku, odbiorcy towaru oraz samym towarze. Jego posiadanie jest konieczne również do załatwienia procedur celnych,
• międzynarodowe dokumenty celne: karnet TIR, karnet ATA,
• zezwolenie EKMT, wydawane przez Europejską Konferencję Ministrów Transportu,
• świadectwo kierowcy (jeżeli kierowca nie jest obywatelem państwa członkowskiego UE).

Przewoźnik musi posiadać te dokumenty w swojej siedzibie

Równie imponująca jest lista dokumentów, które w swojej siedzibie musi przechowywać przewoźnik. Dotyczą one zarówno pracowników, jak i działalności firmy. Wśród nich znajdziemy:

• certyfikaty kompetencji zawodowych przewoźnika,
• oryginały licencji oraz zezwoleń na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego,
• ubezpieczenia OC firmowych pojazdów,
• szczegółowy wykaz samochodów, tworzących firmową flotę transportową,
• dokumenty związane ze spełnieniem warunków dobrej reputacji,
• wykresówki oraz dane z tachografów wszystkich pojazdów z ostatnich 12 miesięcy,
• ewidencje czasu pracy kierowców zatrudnionych na umowę o pracę (przechowywane przez 3 lata), na umowę cywilnoprawną oraz właściciela firmy (2 lat przechowywania),
• umowy o pracę oraz umowy zlecenia,
• dokumentację płacową kierowców,
• kopie zaświadczeń lekarskich i psychologicznych kierowców,
• ksero praw jazdy kierowców;
• zaświadczenia o braku zatrudnienia kierowców u innych pracodawców,
• zaświadczenia o kwalifikacjach zawodowych i szkoleniach okresowych kierowców,
• wypisy ze świadectw kierowców.

Przewoźnicy muszą pamiętać o tym, że niektóre z wymaganych dokumentów z czasem tracą swoją ważność (np. badania lekarskie). Dlatego równie ważna, jak skrupulatność w kompletowaniu firmowej dokumentacji, jest jej regularna aktualizacja oraz dostosowanie do zmieniających się wymogów prawnych.